Un presupuesto bien construido da confianza: demuestra que la organización entiende lo que cuesta hacer el trabajo y que puede administrar los recursos con orden. Estos son los elementos clave.
1. Parte de las actividades, no de una cifra
El error más común es partir de un monto disponible y repartirlo. Lo recomendable es listar las actividades del proyecto, identificar los recursos de cada una y sumar. Si el total supera lo disponible, se ajusta el alcance de forma consciente.
2. Costos directos y costos indirectos
| Tipo | Qué incluye | Ejemplos |
|---|---|---|
| Directos | Costos atribuibles claramente a las actividades del proyecto. | Honorarios del equipo del proyecto, materiales, logística de talleres, transporte, evaluación. |
| Indirectos | Costos de apoyo que sostienen la organización mientras ejecuta el proyecto. | Parte de la administración, contabilidad, servicios públicos, coordinación general. |
Los financiadores suelen fijar reglas sobre qué se acepta como costo indirecto y hasta qué proporción. Revisa siempre los términos de cada convocatoria.
3. Categorías de gasto habituales
- Personal (nómina u honorarios).
- Actividades y logística (alquiler de espacios, alimentación, materiales).
- Desplazamientos y viáticos.
- Equipos y adecuaciones, si aplican.
- Comunicaciones y difusión.
- Seguimiento y evaluación.
- Imprevistos, cuando el financiador los permite.
4. Aportes en especie y contrapartida
Muchas convocatorias valoran que la organización y sus aliados aporten recursos propios (dinero, espacios, tiempo del equipo). Estos aportes deben registrarse con valores razonables y poder soportarse con documentos.
5. Que el presupuesto «hable» con el cronograma
Los gastos ocurren en el tiempo. Cruza el presupuesto con el cronograma para construir un flujo de caja: cuánto se gasta cada mes y cuándo llegan los desembolsos. Así se evitan faltantes de liquidez a mitad de camino.
6. Supuestos y notas
Añade una columna de supuestos: número de personas, precio unitario, cantidad, meses. Con esa información cualquier revisor puede entender cómo se llegó a cada cifra.
Errores frecuentes
- Presupuestar sin cotizaciones ni precios de referencia.
- Olvidar la evaluación o los costos de administración.
- Incluir gastos que la convocatoria no permite.
- No actualizar el presupuesto cuando cambia el alcance.
Ejemplo de presupuesto sencillo (cifras ilustrativas)
| Rubro | Supuesto | Valor (COP) |
|---|---|---|
| Personal del proyecto | 1 coordinador, 12 meses | 36.000.000 |
| Talleres y logística | 8 talleres | 12.000.000 |
| Materiales | Kits y material de apoyo | 3.000.000 |
| Transporte | Desplazamientos del equipo | 4.000.000 |
| Seguimiento y evaluación | Línea base y evaluación final | 5.000.000 |
| Comunicaciones | Piezas y difusión | 2.000.000 |
| Subtotal costos directos | 62.000.000 | |
| Costos indirectos | 10 % de los directos (ejemplo) | 6.200.000 |
| Total del proyecto | 68.200.000 |
Los porcentajes de costos indirectos y los rubros permitidos dependen de cada financiador; este ejemplo solo ilustra la estructura.
Lista de chequeo del presupuesto
- Cada actividad del cronograma tiene su costo.
- Los precios unitarios tienen cotización o referencia.
- Los rubros coinciden con los permitidos por la convocatoria.
- La contrapartida y los aportes en especie están valorados y soportados.
- Las sumas y los totales están verificados.
- Existe un flujo de caja mensual coherente con los desembolsos.
Del presupuesto al control
Una vez aprobado el proyecto, compara cada mes lo ejecutado con lo presupuestado, documenta las variaciones y guarda los soportes de cada gasto. Esa disciplina facilita los informes financieros y las auditorías.
Una buena gestión administrativa, financiera y contable —procesos, presupuestos, flujo de caja y control— es lo que permite ejecutar el presupuesto tal como se planeó. Lo hemos explicado también en la guía de cómo formular un proyecto social.
